E.S.E. Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas

 
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Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales del Hospital

 1. INTRODUCCIÓN.

La E.S.E. Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas ha estructurado la Política de Protección  y Tratamiento de Datos Personales, con el objetivo de garantizar el derecho fundamental establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, el cual hace referencia al respeto a la dignidad de cada persona y el reconocimiento de los derechos a la intimidad personal, familiar y el buen nombre.

La Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, desarrolla el derecho constitucional que tiene toda persona a autorizar el uso y tratamiento de la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como posterior actualización y rectificación, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales referidas en la citada norma.

La E.S.E. Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, está comprometida con el respeto de los derechos de sus usuarios internos y externos, razón por la cual mediante el presente documento establece la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales aplicable a todas las actividades desarrolladas en la institución y que involucren el almacenamiento y manejo de datos personales.

 2. POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas en cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 mediante la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, informa a la comunidad con la cual tiene vínculo o relación alguna que los datos personales suministrados a la institución forman parte una base de datos propia y son recolectados para el cumplimiento de las funciones legales de la Entidad. 

Los datos voluntariamente por usted suministrados serán custodiados bajo altos estándares de seguridad, serán tratados con confidencialidad y transparencia garantizando así el derecho a la privacidad, la intimidad y la honra del buen nombre de los datos personales recolectados.

En cualquier momento usted podrá solicitar la actualización, rectificación de sus datos personales, así como ser informado del tratamiento que la institución ha dado a los mismos, al igual que presentar peticiones y solicitar la revocación cuando sea procedente.

Esta Política hace exclusiva referencia a lo anteriormente mencionado y no se relaciona con la información consignada en las historias clínicas, debido a que los datos y la información allí consignada conservan su carácter reservado, confidencial y totalmente privado (Resolución 1995 de 1999).  

3. AVISO DE PRIVACIDAD.

Dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012, La E.S.E. Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas solicita a los usuarios, proveedores o contratistas, y demás partes interesadas, que de manera libre, voluntaria e informada, permitan recolectar, almacenar, tratar (usar, suprimir, actualizar y procesar) y disponer de los datos que están suministrando.

La E.S.E. Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, de acuerdo con los términos dispuestos en el Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizada de manera expresa y univoca para almacenar, mantener y manejar todos los datos e información, que en procura de los procesos de atención en salud, contratación y gestión administrativa ha obtenido el Titular, a no ser que se manifieste lo contrario de manera directa, expresa e inequívoca dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la publicación o recepción de la presente comunicación, a la cuenta de correo electrónico dispuesta apra tal fin: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable del tratamiento de la información personal registrada en nuestras bases de datos es la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, quien se identifica con los siguientes datos:

 

Razón Social

ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas

NIT

890.801.099-5

Naturaleza

Pública

Ciudad

Manizales Caldas, Colombia

Dirección

Calle 5 No. 40-02 Barrios Asturias 

Teléfono

(57-6)8879200 - 8932750 – 8932640

Línea Gratuita Nacional

018000413610

Correo electrónico

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 5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES.

Los datos personales en custodia de la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas serán requeridos para las siguientes finalidades:

• Para la prestación de los servicios asistenciales a sus pacientes y familias.
• Para la gestión administrativa de la atención en salud.
• Para comunicar información sobre servicios de salud e información institucional.
• Para promocionar nuestros medios de comunicación y sus innovaciones.
• Para el cumplimiento de las obligaciones legales y las exigencias de las entidades que regulan y vigilan el Sector Salud y demás autoridades competentes.
• Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales y comerciales existentes.
• Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios.
• Para el diligenciamiento de encuestas, formularios exigidos por la Ley de transparencia y Gobierno en Línea (Gobierno Digital).
• Para fines formativos y educativos.
• Para fines de eficiencia, seguridad y tecnología.
• Realizar transacciones económicas en nuestro portal web.
• Para la actualización de datos entregados por el Titular.

6. DESCRIPCIÓN DE LOS DATOS QUE HACEN REFERENCIA A LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES.

Los datos personales recolectados en los diferentes procesos institucionales pueden incluir:

• Nombres y apellidos completos.
• Tipo y número del documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático).
• Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.
• Edad, sexo, estado civil, idiomas que habla y creencias religiosas.
• Escolaridad, profesión y ocupación.
• Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo, celular y fax.
• Empleador, su ubicación y sus datos de contacto.
• Información clínica del paciente incluyendo los antecedentes personales, familiares y epidemiológicos, resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, consultas realizadas, medicamentos que recibe, diagnósticos, valoraciones médicas y del equipo de salud, procedimientos quirúrgicos, etc.
• Datos de contacto de sus familiares, responsables o representantes legales.
• Hábitos personales.
• Su Entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, EPS-S, ARL, Plan de Atención Complementaria -PAC-, Medicina prepagada, Póliza de Salud, etc.).
• Información personal obtenida durante la revisión de sus peticiones o quejas.
• Información personal brindada a través de encuestas, u otros instrumentos institucionales.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:


• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de la información.
• Ser informado por la previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, como responsable del tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

La E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, por tanto, el tratamiento de datos personales de estos estarán limitados a aquellos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:


• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización a E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, a la información y a la libertad de expresión; opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

9. PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Mediante el ejercicio de la Ley 1581 de 2012, el titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a sus datos, revocar la autorización y solicitar la supresión de estos cuando así lo considere.
Para realizar estas peticiones, consultas o reclamos, el interesado deberá dirigirse a los canales de comunicación dispuestos por la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas para tal fin:

Ciudad

Manizales Caldas, Colombia

Dirección

Calle 5 No. 40-02 Barrios Asturias 

Teléfono

(57-6)8879200 - 8932750 – 8932640

Línea Gratuita Nacional

018000413610

Correo electrónico

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Horario de Atención

Lunes a viernes.

7:00 a.m. - 12:00 m y de 2:00 p.m. -  5:00 p.m.

Responsable

Las peticiones, consultas o reclamos relacionados con Datos Personales que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al proceso de Gestión de Mercadeo y Comunicaciones.

Para ejercer su derecho de Habeas data, se deberá suministrar con precisión y veracidad los datos de contacto (Dirección física, teléfono, Email, etc); indicando el nombre e identificación del titular y de sus representantes.
La E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.

10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS.

Los titulares de los datos personales o sus legitimados podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, el responsable del tratamiento suministrará al solicitante toda la información contenida en los registros o que esté vinculada con su identificación.


La consulta será atendida a través de los diferentes medios físicos o electrónicos anteriormente mencionados, En cualquier caso, la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo.


Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS.

El titular de los datos personales o sus legitimados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:


• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, por cualquiera de los medios dispuestos para ello. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.


• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Nota: en el asunto de la solicitud se deberá indicar que se trata de datos personales y preferiblemente especificar si se trata de datos de paciente, empleado, pensionado, estudiante, aspirante, contratista o proveedor, o usuario en general.


El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas.

12. RESPONSABILIDAD EN EL SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES.

La E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, en cumplimiento de su deber de información en relación con el tratamiento de datos personales comunica de forma debida a las personas que tengan interés en registrarse en nuestras bases de datos y en el portal Web que el suministro de los datos personales solicitados es de entera responsabilidad de sus titulares, razón por la cual estos deben ser veraces y fidedignos.


Este acto propio y voluntario de cada persona exime de cualquier responsabilidad a la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas por la calidad de los mismos; por lo cual, se asume de buena fe que la información personal suministrada que es provista por el titular del dato, está actualizada, es exacta, veraz y fidedigna.


La persona que use datos personales que no sean propios será responsable de las sanciones que la ley colombiana establece en relación con la violación de datos personales.

13. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.


De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas:


• El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.
• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas como responsable y/o encargado del tratamiento.
• Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
• Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

14. MEDIDAD DE SEGURIDAD

En el tratamiento y protección de los datos personales, la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, adoptará controles de seguridad físicas, lógicas y administrativas, conforme el riesgo que pueda derivar el acceso a los datos personales tratados, adoptando un procedimiento interno sobre estas medidas, que serán de obligatorio cumplimiento.

15. USO DE IMÁGENES Y VIDEO

La E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas informa sobre la existencia de mecanismos de seguridad adoptados mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia. De acuerdo con lo anterior, se cuenta con un su sistema de video vigilancia instalado en diferentes sitios al interior de sus instalaciones y oficinas, la cual es utilizada para fines de seguridad como derechos de cada uno de los pacientes, acompañantes, empleados y cualquier otra persona natural.
Esta información podrá ser empleada como prueba ante cualquier autoridad u organización; y será almacenada por un periodo de 15 días y se realizará copia de seguridad solamente al tener conocimiento de una novedad y para tenerlo como prueba ante una instancia judicial.

16. ENTREGA DE DATOS  PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o judiciales soliciten a la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se hará la entrega de la información, previa verificación de la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad.

17. TEMPORALIDAD DEL DATO Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

En el tratamiento de datos personales que efectúa la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, se procederá a su supresión o devolución, según el caso, o bien a su conservación según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.


La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, comienza a regir a partir de su adopción mediante acto administrativo siendo vigente mientras no sea modificada por disposiciones normativas.


Cualquier cambio sustancial en la Políticas de Protección y Tratamiento de datos personales, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos.

18. DEFINICIONES

• AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1581 de 2012.
• DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• DATO SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• HABEAS DATA: Es el recurso legal a disposición de todo individuo que permite acceder a un banco de información o registro de datos, que incluye referencias informativas sobre sí mismo. El sujeto tiene derecho a exigir que se corrijan parte o la totalidad de los datos en caso que éstos le generen algún tipo de perjuicio o que sean erróneos.
• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un documento por el encargado por cuenta del responsable.

18. ESTRATEGIAS.

Implementar los procesos y procedimientos para la gestión de la información, y las herramientas que permitan garantizar un adecuado manejo de los datos de los titulares, así como la aplicación de las políticas de seguridad y privacidad de la información.


Utilizar los canales de comunicación disponibles en la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas (Web, intranet, redes sociales, email,…) para informar a los titulares sobre la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, así como de sus actualizaciones.


Monitorear de manera sistemática las peticiones, consultas o reclamaciones que se pueden derivar en virtud del incumplimiento de la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales.
Publicar en la página WEB institucional el aviso de privacidad para los titulares en el cual se informe la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales.

19. INDICADORES

El Proceso Gestión de Mercadeo y Comunicaciones podrá monitorear la implementación de la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales a través del siguiente indicador:


• Proporción de reclamaciones por vulneración al derecho de protección de datos personales.

20. BIBLIOGRAFÍA

Ley 1581 de 2012 por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Hospital General de Medellín, Política de Protección y Uso de Datos Personales. https://www.hgm.gov.co/images/PDF/Normatividad/politica-proteccion-y-uso-de-datos-personales.PDF

San Vicente Fundación, Política de Protección de Datos Personales. http://hospitaluniversitario.sanvicentefundacion.com/index.php/politica-de-proteccion-de-datos-personales 

 

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